Как выстраивать онбординг и адаптацию новых сотрудников: бесплатный онлайн-курс
Адаптация новых сотрудников — процесс интеграции человека в процессы, команду и культуру организации, который начинается с момента принятия оффера кандидатом до его полного освоения на рабочем месте. Цель этих мероприятий — не только передать знания и ознакомить новичка с инструкциями, но и эффективно включить его в жизнь компании. Адаптация персонала включает пребординг и онбординг.
Вы узнаете, как выстроить онбординг и адаптацию — об инструментах и методах программы, оценке эффективности мероприятий. Расскажем, чем полезен онлайн-курс по адаптации сотрудников.
Как проводить онбординг и адаптацию сотрудников: бесплатный онлайн-курс
Чем лучше HR-специалист организует адаптацию, тем быстрее новичок выйдет на плановую эффективность, с большей вероятностью останется в компании на долгий срок. В этой статье мы расскажем, как выстроить программу, какие инструменты и методы помогают ускорить интеграцию работника в компанию и как оценить эффективность адаптационных мероприятий
— это подготовка к выходу сотрудника, нулевой этап адаптации. В ожидании новичка работодатель поддерживает с ним контакт, информирует о первом дне, готовит рабочее место, документы и доступы
ПРЕБОРДИНГ
ОНБОРДИНГ
— тоже часть общего адаптационного процесса, первый этап программы, который длится первые несколько дней. В этот период проводится экскурсия по офису, новичка знакомят с коллегами, объясняют, как решать повседневные рабочие вопросы и к кому обратиться за помощью
Как подготовиться к адаптации сотрудника
Одна из главных ошибок адаптации персонала — слабо организованный пребординг или его полное отсутствие. Рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:
01
УСТАНОВИТЕ РЕГУЛЯРНЫЙ КОНТАКТ С БУДУЩИМ КОЛЛЕГОЙ
На этом коммуникация с новичком не заканчивается. Оставайтесь на связи с человеком до начала работы. Присылайте ему полезные сведения о работодателе и своевременно реагируйте на все вопросы
Чтобы создать ощущение, что его ждут, снизить неопределённость и поддержать интерес новичка к работе, отправьте ему краткое информативное сообщение — Welcome-письмо.
02
ОРГАНИЗУЙТЕ НОВОМУ СПЕЦИАЛИСТУ РАБОЧЕЕ МЕСТО
Ко дню его выхода должны быть готовы техника, доступы к основным системам и пропуск, настроены служебные чаты и корпоративная почта
03
ЗАРАНЕЕ ПОДГОТОВЬТЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПОДПИСАНИЯ И ОЗНАКОМЛЕНИЯ
— трудовой договор и дополнительные соглашения, заявления и обязательные согласия, локальные нормативные акты, документы по коммерческой тайне и конфиденциальности, должностную инструкцию
А чтобы снизить количество однотипных вопросов и ускорить процесс онбординга новых сотрудников, позаботьтесь о базовых справочных материалах. Подготовьте памятку новичка с краткой информацией о режиме работы и основных правилах, с пошаговым порядком действий, ссылками на ключевые внутренние сервисы, а также контактами HR-специалиста и руководителя. Такой документ имеет максимально простой формат и умещается на одной-двух страницах
За время адаптации работники должны усвоить определённый объём данных. Для некоторых сотрудников даже небольшая информационная нагрузка оказывается непростой задачей. Чтобы избежать сложностей, важно выявлять проблемы на ранних стадиях. В этом вам поможет мониторинг ситуации и своевременная обратная связь. О том, как правильно исследовать опыт новичков, вы узнаете из нашего бесплатного онлайн-курса «Адаптация под ключ». Там вы найдёте чёткий алгоритм действий при оценке навыков сотрудников и практические советы на каждый этап онбординга
Прописывают даты и формат регулярных встреч с новичком
Формулируют критерии успешности прохождения испытательного срока
Определяют ключевые задачи на испытательный срок (1−3 месяца)
Определяют основные этапы программы и фиксируют ключевые активности
Как составить план адаптации сотрудника
План адаптации — это документ, в котором указаны мероприятия, сроки и задачи на первые недели работы новичка. Инициатором составления плана выступает HR-специалист. Вместе с руководителем они:
На этапе онбординга согласуйте задачи и критерии успеха новичка вместе с руководителем, зафиксируйте их. Для этого можно использовать индивидуальный план адаптации, специальный чек-лист, ИПР на испытательный срок или HR-систему.
Уточняют, как будет выстраиваться программа адаптации сотрудника
и обучение
и обучение
Документ должен быть согласован с учётом реальной загрузки, а зоны ответственности — чётко поделены: что делает только руководитель, что может взять на себя наставник, а что выполняет HR-специалист. Также заранее проговариваются и фиксируются риски — критичные ошибки и признаки, по которым становится понятно, что адаптация сотрудника в организации идёт не по сценарию.
Заметка на полях
План адаптации — рабочий инструмент, требующий систематической доработки. При составлении документа сразу стоит уточнить, когда он будет пересматриваться — через месяц, при смене приоритетов бизнеса или в другое время.
Программа адаптации сотрудника должна быть доступной и для новичка, и для непосредственного руководителя, и для HR-специалиста, чтобы у всех было единое представление о проводимых мероприятиях
Программа адаптации сотрудника должна быть доступной и для новичка, и для непосредственного руководителя, и для HR-специалиста, чтобы у всех было единое представление о проводимых мероприятиях
Как подготовить велком бук для новых сотрудников
Обычно в нём содержатся следующие данные:
Welcome Book можно реализовать в самых разных форматах: PDF-файл, интерактивный сайт, презентация, печатная книга, отдельный раздел на корпоративном портале.
Welcome Book — это справочник с важной корпоративной информацией, поддерживающей сотрудника на разных этапах — до выхода на рабочее место, в первый день испытательного срока и в период адаптации.
Напишите понятный текст и продумайте дизайн будущего мини-гида. Welcome Book в виде брошюры может стать ключевым компонентом приветственного пакета.
При создании своего Welcome Book продумайте его формат с учётом того, как новые сотрудники будут знакомиться с информацией. Возможно, людям будет удобно читать его с телефона или с рабочего компьютера. Книгой новичка в виде приветственного буклета сможет пользоваться производственный персонал, у которого нет доступа к корпоративному порталу.
Чтобы у будущего сотрудника сформировалось первичное представление о компании, отправьте ему Welcome Book (называют также книгой новичка или корпоративной книгой сотрудника).
01
Чем занимается организация, её рыночные преимущества
02
Структура и ключевые подразделения
03
Ценности, принципы
и базовые правила
и базовые правила
04
Формат работы: график, коммуникации, стандарты поведения
05
Основные процессы: куда обращаться по рабочим и бытовым вопросам
06
Информация о льготах, бонусах, возможностях развития
07
Список контактов — HR, IT, бухгалтерия, руководитель, наставник
В процессе адаптации закрываются различные задачи — обучение новичков, ознакомление их с правилами, обязанностями и процессами, интеграция в команду и регулярная обратная связь. Решать бизнес-задачи помогают следующие инструменты:
ОБУЧЕНИЕ И ТРЕНИНГИ
В ходе обучения можно использовать материалы в разных форматах: видеоуроки, презентации, тесты по продуктам, проверочные задания по пройденным материалам. Их удобно проходить в первые недели работы, совмещая теорию с практическими задачами
Обучение при адаптации позволяет оперативно ввести новичка в процесс. Цель таких мероприятий для всех сотрудников — повышение квалификации, расширение навыков, подготовка к новым задачам.
ЧАТ-БОТЫ
Эти автоматизированные программы справляются с различным функционалом — дают ответы на частые вопросы о компании, делятся контактами руководства и ответственного за онбординг, присылают работникам внутренние правила, приглашают на приветственные тренинги, рассылают новичкам ссылки на каналы коммуникации с коллегами
Чат-бот, разработанный компанией, выполняет роль корпоративного справочника, но работает в автоматическом режиме.
БАДДИНГ
Баддинг способен усилить эффективность системы наставничества. Система особенно хорошо работает, если бадди открыт, коммуникабелен и терпелив, хорошо знает процесс в компании и лояльно относится к её культуре
Закрепите за новичком бадди — сотрудника примерно того же уровня. Он поможет интегрироваться в жизнь компании: объяснит бытовые моменты и «негласные правила», будет поддерживать и сопровождать в первые несколько недель.
ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПЛАН РАЗВИТИЯ
При адаптации сотрудника пропишите в плане ключевые моменты: что сотрудник должен изучать, какие задачи будет выполнять в компании, какие результаты ожидаются к концу первой недели, месяца, трёх месяцев. Благодаря этому документу новичок чётче будет представлять свои целевые показатели, а руководитель и HR-специалист вовремя смогут дать обратную связь и корректировать его нагрузку
регулярные встречи с непосредственным руководителем
Такие мероприятия помогают получать быструю обратную связь, корректировать нагрузку и отслеживать прогресс. Встречи один на один, где обсуждаются текущие вопросы и разбираются реальные ситуации, успешно помогают выявлять трудности и риски на ранних этапах адаптации сотрудников. Проводите такие беседы в разные периоды — в конце первой недели, первого месяца и по итогам испытательного срока
Какие инструменты и методы адаптации можно использовать
Исследования hh.ru выявили, что успешный онбординг уменьшает число грубых ошибок на 67% и текучесть на 63%
При этом, согласно данным ЭКОПСИ Консалтинг, неэффективная адаптация может затянуть с шести месяцев до года срок выхода работника на уровень результативности
А в отчёте BambooHR указывается, что сотрудник с позитивным опытом адаптации в 18 раз более лоялен работодателю
Немного о цифрах
01
показатели результативности
новых сотрудников
новых сотрудников
Например, в логистике анализируется соблюдение графиков, точность выполнения маршрутов, количество инцидентов и отклонений от регламентов. Это позволяет оценить, насколько успешно сотрудник освоил правила и понимает уровень своей ответственности.
Мониторинг скорости работы, процент брака, количество ошибок и качество принятых решений новых работников даёт представление о том, насколько эффективна программа адаптации в компании.
02
удовлетворённость
новичков
новичков
Демонстрирует, как реализуется одна из задач программы — создать людям комфортные условия, обеспечить поддержку и решить возникшие проблемы.
Например, если новый менеджер сетевого магазина удовлетворён адаптацией, он быстрее осваивает ассортимент, стандарты обслуживания и сценарии общения с клиентами. Сотрудник увереннее работает с покупателями и допускает меньше ошибок, что отражается на качестве сервиса и среднем чеке.
03
уровень удержания
работников
работников
Показывает, насколько снижается текучесть среди недавно принятых сотрудников, благодаря программе адаптации. Для этого вам нужно сравнить число устроенных сотрудников с теми, кто остался работать после прохождения испытательного срока. А затем сопоставить результаты с предыдущими периодами и плановыми значениями.
Полезно оценивать не только результат, но и «цену» результата. Так при одинаковом объёме продаж один менеджер может достигать показателей без переработок и конфликтов, а другой специалист — через бесконечные запросы на дополнительное финансирование. Заведите форму оценки эффективности, в отдельном поле укажите, как достигнут результат и есть ли какие-то комментарии относительно работы сотрудника.
Для выявления сильных и слабых сторон адаптации используются различные критерии. Параметры мониторинга должны быть чёткими и понятными для сотрудника.
Бесплатный онлайн-курс
«Адаптация под ключ»
Мы подготовили курс, который будет полезен всем, кто запускает программу адаптации. В девяти содержательных письмах — концентрат полезной информации. По завершении онлайн-обучения вы будете понимать, как организовать процесс, чтобы интеграция нового сотрудника в компанию была успешной.
Онлайн-рассылка поможет вам расставить акценты и увидеть систему адаптации целиком. Из наших писем вы узнаете, как не растеряться при сопровождении новичка на этапе освоения в коллективе, почему создание корпоративной книги должно стать одной из приоритетных задач каждой компании, какое значение при отладке адаптации играет баддинг и как исследовать опыт нового работника.
Первая тема содержит тест для оценки адаптации в компании
В финале вас ждет подведение итогов адаптации и практические рекомендации
Из восьмой темы узнаете о методах оценки опыта новичков
Материал седьмого письма научит вас исследовать опыт-новичков
В шестой теме расскажем о важности бадди-программы
Три последующих письма мы посвятим Welcome Book
Из второй темы рассылки вы узнаете, с чего начать процесс адаптации
В стартовом письме мы кратко расскажем, что приготовили для вас на курсе
HR-библиотека
На нашем ресурсе вы найдёте полезные материалы по онбордингу, рекрутингу, обучению, удержанию, развитию персонала. Мы разработали понятные руководства по адаптации и созданию чат-ботов, анкеты, наборы шаблонов, готовые решения для кадровых процессов и продолжаем выпускать новые форматы. Например, наша полезная email-рассылка поможет вам запустить онбординг корректно — без сбоев и ошибок. Значительная часть материалов доступна бесплатно.
Мы — это LightsON, диджитал-агентство для HR. Уже 13+ лет запускаем проекты полного цикла — от идеи и дизайна до разработки и внедрения — и помогаем компаниям создавать смелые цифровые решения для сотрудников. Нам доверяют онбординг, обучение, развитие корпоративной культуры и бренд работодателя. Мы работаем на результат, чтобы клиенты пользовались удобным, красивым и функциональным решением
Кто создал этот материал
Отзывы о наших материалах
Менеджер по внутренним коммуникациям и HR-бренду
Руководитель отдела персонала
и качества обслуживания
и качества обслуживания
Руководитель отдела привлечения и развития персонала
HR-менеджер
Если вы пользуетесь нашими материалами и хотите оставить отзыв — перейдите по ссылке и напишите нам в Телеграме 🩷
Бизнес-тренер
Политика конфиденциальности
Я подтверждаю, что указанные в настоящей анкете персональные данные получены от меня лично, являются достоверными и не содержат сведений, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни. Я согласен с тем, что мои персональные данные будут обрабатываться ООО «Сфера битуби» путем совершения следующих действий (операций) или совокупности действий (операций): сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение — совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, в течение 5 лет, в целях выполнения маркетинговых задач.
Оставьте свои данные, и мы отправим вам полную версию файла. Это бесплатно и ни к чему вас не обязывает