рекомендации, примеры, готовые шаблоны

Когда в компанию приходит новичок, задача HR — показать, что команда его действительно ждёт. С этим отлично справляется велком-письмо. При его создании важно избегать чрезмерной формальности. В статье разберём, что должно быть в хорошем приветственном письме для нового сотрудника, и каких принципов стоит придерживаться при составлении такого сообщения.

Как писать Welcome-письма новым сотрудникам:

Получить гайд по Welcome-письмам

Компания готова поддержать новичка в первый день его работы, а приветственное письмо помогает ввести сотрудника в курс дела. Чтобы информация принесла сотруднику пользу, при составлении welcome-писем придерживайтесь следующих принципов:

Базовые принципы хороших велком-писем

Высылайте сообщение сотруднику вовремя. Если вы отправите его за день до выхода или рано утром в первый рабочий день, у него будет достаточно времени, чтобы внимательно ознакомиться с информацией и скорректировать свои планы. Например, продумать маршрут, выбрать одежду под дресс-код, заранее установить нужные приложения или пройти короткий курс.

Заметка на полях

Сделайте приветственное сообщение первым шагом адаптации нового сотрудника.

Объясните, как будет проходить онбординг в начале работы. Укажите, какие задачи и знакомства ждут новичка в первые дни, и дайте ссылки на материалы, которые помогут ему быстрее включиться в процесс.

Отразите фирменный стиль компании.

Используйте корпоративные цвета, логотип и аккуратный дизайн, чтобы текст письма выглядел профессионально и соответствовал тону бренда.

Персонализируйте сообщение.

Обращайтесь по имени — это покажет, что текст приветственного письма был написан для сотрудника лично, а не скачан с интернета. Не забудьте указать контакт и должность человека, к которому можно обратиться за помощью.

Пишите просто и доступно.

Избегайте канцелярских оборотов, терминов, аббревиатур и шуток, которые понятны только коллективу. Чем проще фразы, тем быстрее человек поймёт суть.

«В первый рабочий день вам необходимо прибыть по адресу, указанному в трудовом договоре, не позднее 9:00 для прохождения обязательных вводных процедур.»

Вместо излишне канцелярского:

Например:

Более простым и понятным языком:

В первый день ждём вас в офисе к 9:00. Адрес тот же, что в договоре. На месте мы оформим документы и проведём короткое знакомство с компанией.

Не перегружайте приветственное письмо. Оставьте в рассылке только аспекты, необходимые новичку в момент выхода — когда и куда ему приходить или подключаться, что взять с собой, как одеться, к кому можно обращаться с вопросами. Громоздкие описания обычно не дочитывают до конца, и базовые вещи остаются без внимания. Поэтому всё менее экстренное, например, информацию об истории компании, лучше вынести в отдельный гайд и просто дать на него ссылку.

Заметка на полях

Дальнейший порядок действий

В конце обращения опишите, что нужно предпринять новичку: заполнить документы, пройти вводное обучение, подтвердить получение оборудования. Чёткая последовательность шагов придаст будущему работнику уверенности — он станет меньше отвлекать HR-специалиста вопросами и будет быстрее выполнять работу.

06

Инструменты и ресурсы

Приложите ссылки на корпоративные системы, базу знаний или обучающие материалы. Так вы сэкономите время HR-специалиста, руководителя и рекрутера. А сотрудник сможет быстрее включиться в процесс, поскольку у него будет всё под рукой.

05

Информацию о компании и команде

Несколько предложений о миссии, проектах и будущих коллегах повысят вовлечённость. Новичок сразу поймёт, в каком направлении развивается компания, как организована работа, кто с кем взаимодействует по текущим трудовым вопросам. Например, к кому обращаться по выплате зарплаты или выдаче оборудования.

04

Данные для связи

Добавьте в приветственное письмо новому коллеге контакты HR, руководителя и наставника. Укажите, где с ними удобнее общаться — в мессенджере или корпоративном приложении, по email или лично. Так будет проще решать организационные вопросы.

03

План первого трудового дня

Коротко расскажите в документе о начале работы в компании — как пройдёт встреча с HR, знакомство с руководителем, выдача техники, экскурсия по офису. Если новичок будет понимать, что ему предстоит, у него будет возникать меньше вопросов.

02

Дата и формат выхода

Укажите точное время начала работы, кабинет или ссылку на онлайн-встречу. Используя эти стартовые данные, сотрудник сможет подготовиться к рабочему дню.

01

Хорошее приветственное сообщение закрывает все вопросы, которые возникают у сотрудника. Документ объясняет, что ждёт новичка, с кем он будет работать и где можно искать информацию. Чтобы будущий коллега получил максимум полезных ориентиров, включите в описание следующее:

ключевые элементы

Как написать велком-письмо новому сотруднику — ключевые элементы

Как написать велком-письмо новому сотруднику —

Пример хорошего велком-письма для нового сотрудника

Но многое зависит от корпоративной культуры организации. В одних компаниях принято общаться на «ты», в других — сохранять официальное «вы». Текст может быть написан от лица HR, руководителя компании, тимлида или даже от будущих коллег. Главное, чтобы он звучал естественно и отражал стиль коммуникации внутри коллектива.

Для приветственного письма подойдёт стандартный образец, поскольку строгой формы у этого документа нет.

Получить гайд по Welcome-письмам

Вот так может выглядеть приветственное сообщение для нового сотрудника

Оформляйте письмо так, чтобы оно не попало в спам. Тема сообщения должна быть понятной — чёткой, без восклицаний и подобных знаков. Не прикрепляйте тяжелые файлы и отправляйте сообщение с корпоративного адреса. Не злоупотребляйте ссылками — в идеале ограничиться 1−2.

Помните: неполученные welcome-письма — это затянувшийся и более затратный онбординг, дополнительная нагрузка на HR и руководителей, снижение доверия к компании.

Заметка на полях

Текст без деления на смысловые блоки тяжело читать. Разбивайте содержимое приветственного письма сотруднику. Можно взять образец и заполнить в нём блоки. Так сотрудник быстро найдёт нужные сведения и ничего не упустит.

В таких ситуациях выручают готовые шаблоны. Они универсальны, и вам не придётся каждый раз думать, в каком порядке расставить блоки.

Структурируйте текст

Если в компании принято обращаться на «вы» — выдерживайте этот формат коммуникации. Не стоит начинать сообщение на «ты», а заканчивать его в деловом тоне или наоборот. Такой контраст сбивает и выглядит небрежно.

Придерживайтесь единого стиля

Перед отправкой убедитесь, что адреса, телефоны, электронные почты существуют и указаны верно. Не забудьте про имена и должности, упомянутые в тексте. Любая ошибка, неточность, опечатка или устаревшие данные создают лишнее напряжение и могут испортить впечатление от начала сотрудничества.

Проверяйте факты и ошибки

Сведения должны излагаться по порядку. Например, сначала основные детали: дата, время, место выхода. Затем — план первого дня и контакты. В конце письма стоит добавить тёплое завершающее предложение, чтобы человек почувствовал, что его ждут и с ним готовы продолжать диалог.

Следите за логикой изложения

Не стоит подробно описывать, как вы рады началу сотрудничества — достаточно одной искренней фразы. Но и ограничиваться лишь сухими фактами тоже не нужно. Несколько тёплых слов создают ощущение внимания, а конкретная информация помогает человеку быть уверенным с первого дня.

Держите баланс между теплом и пользой

Итак, мы уже разобрали принципы и содержание полезного и заботливого приветствия новичка. А чтобы текст не запутывал, а помогал донести ключевые данные, соблюдайте следующие рекомендации.

Как написать приветственное письмо — рекомендации

Эффективность онбординга зависит от регулярной и своевременной коммуникации. Рекомендуется быть с работником на связи минимум раз в неделю с момента подписания оффера и до первого дня трудоустройства. Так, исследования BambooHR показали, что сотрудники, получившие очень качественное приветственное письмо от компании, в 17 раз чаще чувствуют эмоциональную связь с брендом работодателя.

Заметка на полях

Готовый образец позволяет:

Сохранять логику и структуру сообщений без риска упустить важные детали

Сократить количество разночтений и случайных ошибок, возникающих при создании писем вручную.

Адаптировать текст под конкретную должность или формат выхода сотрудника

Выдерживать единый стиль и формат для всего персонала

Экономить время на составлении текстов

Обеспечивать единый уровень коммуникации от имени компании

В этот процесс вовлекается не один отдел. В компаниях с большим штатом эту задачу иногда передают руководителям отделов: они могут добавить нужные акценты и полезную информацию. В таких случаях шаблоны welcome-писем приносят ещё больше пользы.

Хорошее приветственное сообщение требует внимания к деталям, но не должно отнимать много времени. Коммуникацию с будущим сотрудником на этапе пребординга выстраивает не только HR.

Мы разработали лаконичный рабочий гайд, в котором чётко прописали приоритетные аспекты составления welcome-сообщений.

Вы узнаете, какие задачи решает этот инструмент онбординга, из чего он состоит, и как написать приветственное письмо для сотрудника на новой работе. В нём вы найдёте также пять образцов текста в разных стилях, которые сможете применять в соответствии с практикой своей компании:

Пример приветственного письма новому сотруднику помогает снизить риск того, что сотрудник не выйдет на работу или уволится. Новички будут реже задавать уточняющие вопросы коллегам и отрывать их от работы. Часть онбординга можно будет делегировать: отправить корректное приветственное письмо сможет любой рекрутер или линейный руководитель.

по велком-письмам

Бесплатный материал

HR-библиотека

На нашем ресурсе вы найдёте полезные материалы по онбордингу, рекрутингу, обучению, удержанию, развитию персонала. Мы разработали понятные руководства по адаптации и созданию чат-ботов, анкеты, наборы шаблонов, готовые решения для кадровых процессов и продолжаем выпускать новые форматы. Например, наша полезная email-рассылка поможет вам запустить онбординг корректно — без сбоев и ошибок. Значительная часть материалов доступна бесплатно.

Нам доверяют онбординг, обучение, развитие корпоративной культуры и бренд работодателя. Мы работаем на результат, чтобы клиенты пользовались удобным, красивым и функциональным решением

Мы — это LightsON, диджитал-агентство для HR. Уже 13+ лет запускаем проекты полного цикла — от идеи и дизайна до разработки и внедрения — и помогаем компаниям создавать смелые цифровые решения для сотрудников.

Перейти в HR-библиотеку