Если увольнение работника — неизбежность, проводится выходное интервью, чтобы получить от человека конструктивную обратную связь и выяснить причину ухода. Экзит-интервью недооценено для бизнеса и считается формальностью, однако в некоторых случаях такие собеседования даже помогают работодателям возвращать сотрудников.

Выходное интервью с сотрудником или экзит-интервью: как проводить и какой шаблон использовать

Что такое экзит-интервью

Exit-интервью — это разговор между увольняющимся работником и эйчаром. Такое анкетирование ещё называют прощальной беседой с сотрудником, выходным интервью или финальным собеседованием

В момент, когда работник объявил о своём решении

Exit-интервью может проводиться
на разных этапах увольнения

На стадии оффбординга

Зачем проводят экзит-интервью

Наиболее часто в беседе упоминаются такие факторы, как:

Прощальное интервью преследует разные цели, в том числе предотвращение необдуманного увольнения «на эмоциях». Ключевая задача встречи с работником перед расчётом — выявить факторы, которые повлияли на его уход. Человек, покидающий трудовой коллектив, уже не боится говорить откровенно. Честно заполненная анкета при увольнении — возможность выявить истинные причины, которые побудили сотрудника подать заявление на увольнение.

01

Несправедливость в системе оплаты

02

Конфликты при взаимодействии с руководителем

03

Отсутствие возможностей для профессионального роста и развития

04

Несправедливое распределение обязанностей

05

Чрезмерные нагрузки, стрессы и выгорание

06

Недостаточная обратная связь

07

Отсутствие признания заслуг

08

Неудобный формат работы

Регулярный анализ ответов сотрудников позволяет находить повторяющиеся ошибки и предотвращать их в будущем. Данные собеседования помогают скорректировать адаптацию, систему мотивации или стиль управления. Если корректно провести беседу при увольнении с работы, то можно не только оставить у работника благоприятное впечатление о работодателе, но и укрепить репутацию компании на рынке труда. Работодатели, которые уважительно завершают сотрудничество со специалистами, могут рассчитывать на их возвращение в будущем или положительные отзывы в профессиональном сообществе.

В выходном интервью при увольнении работники также нередко указывают, что получили привлекательное предложение от других работодателей. В этом случае стоит уточнить, что именно стало решающим фактором: уровень дохода, гибкий график, возможности роста или корпоративная культура. В некоторых случаях, благодаря ответам уходящих специалистов, удаётся выявить неочевидные нарушения — факты хищений и другие серьёзные случаи

Заметка на полях

Хороший пример выходного интервью при оффбординге — это короткий доверительный разговор, который помогает завершить взаимодействие со специалистом в корректном и конструктивном ключе

Как провести экзит-интервью на испытательном сроке

Чтобы успешно удерживать персонал, нужно качественно отладить адаптацию. Если специалист увольняется ещё на испытательном сроке, важно не просто заместить уходящего специалиста, но и понять, почему программа не сработала. Предстоит разобраться, чего не хватает новичкам в период испытательного срока, и каким они видят идеальный процесс вхождения освоения в должность

Если своевременно организовать интервью с работником, можно выявить реальные трудности первых недель. Понимание истинной ситуации помогает HR-специалисту определить направления для корректировки программы адаптации. А это позволит снизить издержки, связанные с повторным наймом — не придётся знакомить новых людей с рабочими процессам и культурой компании

Получить бесплатный чек-лист Exit Interview

Собеседование на этапе оффбординга пройдёт более успешно, если придерживаться этих советов

Рекомендации по проведению Exit-интервью

Выберите формат сбора обратной связи

Вариант общения должен быть максимально комфортным для сотрудника и информативным для компании. Можно выбрать письменное анкетирование или живой диалог

Привлеките независимого интервьюера

Задавать вопросы может HR-специалист или непосредственный руководитель сотрудника. Однако лучше всего подобрать для этой роли нейтрального человека

Назначьте новичку короткую встречу

Рекомендуемое время разговора — 15−20 минут. Этого достаточно, чтобы обсудить ключевые моменты без усталости и давления, сохранить доверительный тон беседы

Объясните собеседнику цель встречи

Введите работника в курс дела, расскажите, что вы планируете обсудить, и какие ответы получить. Так человек будет понимать рамки разговора и почувствует себя увереннее

Учтите в работе

Анкета при увольнении сотрудника — не просто формальность, а инструмент, от которого напрямую зависит качество обратной связи. Фиксируйте в ней не только замечания, но позитивные моменты. Не превращайте разговор в допрос или отчёт, дайте человеку возможность спокойно поделиться своим мнением. Проявите уважение к его опыту, задавайте уточняющие вопросы и благодарите за откровенность

Запишите ключевые моменты разговора без фамилий и личных оценок

Фиксируйте основные моменты, используя краткие нейтральные формулировки. Например, «Отсутствовал контакт с руководителем». Не указывайте конкретные имена, роли, оценочные характеристики. Для записи можно использовать готовый шаблон или таблицу. Вы сможете применять эти данные при анализе причин увольнения сотрудников. А единый формат оформления итогов беседы упростит сравнение данных

Проведите короткий опрос

Хватало ли вам информации и поддержки для выполнения задач?

На этапе подготовки интервью при увольнении подберите вопросы. Для получения обратной связи достаточно 5-7 коротких формулировок. Например:

Создайте доверительную обстановку

Отдавайте предпочтение отдельным помещениям — кабинету или переговорной комнате. Если беседа организуется онлайн, предусмотрите, чтобы в месте проведения мероприятия не было посторонних

Позаботьтесь о конфиденциальности информации

Корректно обрабатывайте результаты интервью. Работник должен знать, что разговор носит конфиденциальный характер, и предоставленные сведения нигде не будут разглашаться

Подберите открытые вопросы, на которые нельзя ответить «да» и «нет»

«Как бы вы кратко описали первые недели работы в команде?»

Вместо: «Вам было комфортно работать в команде?»

Открытые вопросы требуют развёрнутых ответов, объяснения ситуаций или высказывания личного мнения. Именно они помогают получить честную, содержательную обратную связь

Если проводится выходное интервью для работника, который увольняется на испытательном сроке, перечень вопросов стоит дополнить. Включите в него темы, которые позволят оценить качество адаптационных мероприятий в компании

Например:

«К кому вы обращались в самом начале, чтобы разобраться в задачах и процессах?»

спрашиваем: «Что в командной работе помогало вам, а что вызывало трудности?»

спрашиваем: «Какие задачи приносили вам удовольствие, а какие вызывали сложности?»

Вместо: Вам нравились рабочие задачи?"

Какие ожидания по работе совпали, а что нет?

Как вам формат обратной связи от руководителя — что можно улучшить?

Какие внутренние процессы стоило бы упростить для новых сотрудников?

Что из командных практик важно сохранить, потому что это помогает?

Чему вы успели научиться за время работы у нас?

Проанализируйте итоги

Сформулируйте краткие выводы по собеседованию

Чтобы интервью не осталось пустой формальностью, важно изучить полученные результаты и подвести итоги:

Оформите результаты в коротком документе (например, в форме внутренней HR-записки)

Какие причины звучат чаще всего

Занесите данные по всем опрошенным в общую таблицу или шаблон и проанализируйте ключевые моменты:

Повторяются ли конкретные жалобы по одному подразделению

Разовая ли это ситуация или общая тенденция

Какие инициативы озвучиваются наиболее часто

Обратная связь от увольняющихся сотрудников не всегда достоверна. Например, со слов работника, он решил уйти из-за стиля руководства или некомпетентности менеджера. А в реальности причина совсем в другом — он сам систематически нарушал рабочую дисциплину и уклонялся от выполнения обязанностей. Поэтому не только фиксируйте слова сотрудника, но и соотносите эти данные с фактами — результатами работы, взаимодействием с коллегами, комментариями руководителя.

Заметка на полях

Зачем нужны шаблоны экзит-интервью

Шаблон интервью при оффбординге — удобная структура, которая помогает HR-специалисту вести разговор с использованием продуманных вопросов, фиксировать данные и сравнивать результаты между сотрудниками. С помощью этого документа можно провести полноценную беседу. Сбор обратной связи становится более комфортным как для HR-специалиста, так и для участника интервью.

Универсальный шаблон — это готовая форма, идеальная для проведения анкетирования. Опросник работает по принципу конструктора: в типовом макете есть вопросы для всех категорий сотрудников: новичков, специалистов, руководителей, стажёров, временных и сезонных работников. Формулировки при необходимости можно адаптировать — учитывать особенности должности и формат работы.

Во время Exit Interview удобно использовать бланки, которые можно скачать бесплатно или платно на профильных сайтах. Применяя типовую форму, вы легко выстроите разговор по единой логике. Несмотря на различия в масштабе, структуре, стиле управления, универсальный шаблон для проведения экзит-интервью одинаково полезен для любых организаций. Он работает в самых разных корпоративных средах — в крупных корпорациях и компаниях МСБ, в структурах с разной иерархией, культурой управления и форматом деятельности.

Экономит время
и ресурсы

Уже не приходится разрабатывать анкету при увольнении с нуля. Готовый образец можно быстро адаптировать под специфику бизнеса и сразу назначать первые интервью с персоналом. Снимается нагрузка при подготовке к опросам.

01

Становится проще
сравнивать данные

Когда интервью оформлены по единому принципу, легче увидеть закономерности и зоны риска. Это помогает вовремя понять, где «проседает» адаптация или коммуникации, и быстро скорректировать процессы.

02

Обратная связь
становится полезной

Благодаря шаблону выходные интервью при увольнении дают понятные данные, с которыми удобно работать — обсуждать с руководителями, включать в отчёты и планы по улучшению опыта сотрудников. Повышается прозрачность внутренних коммуникаций.

03

Компании, применяющие при оффбординге шаблон, фиксируют позитивные изменения, поскольку:

Чтобы проведённая работа не оказалась бессмысленной, нужно качественно обработать полученные данные. Начните анализ с трёх блоков – руководитель, адаптация и коммуникации. В преобладающем большинстве случаев именно они лежат в основе ключевых причин. А уже после этого углубляйтесь в зарплату, развитие и внешние факторы. Эти аспекты показывают последствия, а не корни проблемы.

Заметка на полях

Итоги экзит-интервью вносятся в единую базу хранения. Рекомендуется не только фиксировать ответы, но и отражать атмосферу беседы, невербальные сигналы. Результаты проведённой работы передаются заинтересованным специалистам. После обсуждения итогов разрабатывается план улучшения в форме таблицы или простого рабочего файла.

Он включает конкретные шаги, направленные на устранение выявленных проблем. Таких, как:

Улучшение условий труда, если они звучали как частая причина ухода

Обновление программы адаптации

Доработка функционала наставников или обучение линейных менеджеров

Корректировка системы обратной связи

Конкретные шаги для руководителей — что изменить в управлении, коммуникации, поддержке

Изменение распределения нагрузки в перегруженных отделах

Обязательно расскажите сотрудникам, какие решения были приняты по итогам экзит-интервью. Этим вы покажите, что мнение людей действительно влияет на деятельность компании. Озвучивайте любые, даже незначительные изменения — скорректированный онбординг, новую систему обратной связи или корректировку рабочих процессов.

Заметка на полях

Получить бесплатный материал по Exit Interview

Мы разработали ёмкий структурированный мануал, в котором по шагам расписана последовательность финальной встречи с персоналом. У вас появится готовый алгоритм подготовки и проведения беседы. В кратком руководстве найдутся ответы на вопросы, как грамотно спланировать время опроса, создать доверительную атмосферу, собрать обратную связь, правильно зафиксировать ключевые моменты.

Вы узнаете, как организовать выходное интервью, грамотно задавать специалисту вопросы при анкетировании и в конце встречи. В мини-справочнике есть рекомендательный перечень тем для составления опросника, практичные советы «в пару строк» и даже ключевые ориентиры, которые помогут вам завоевать доверие собеседника и выстроить диалог максимально корректно

Больше полезного — в HR-библиотеке

На нашем ресурсе вы найдёте полезные материалы по онбордингу, рекрутингу, обучению, удержанию, развитию персонала. Мы разработали понятные руководства по адаптации и созданию чат-ботов, анкеты, наборы шаблонов, готовые решения для кадровых процессов и продолжаем выпускать новые форматы. Например, наша полезная email-рассылка поможет вам запустить онбординг корректно — без сбоев и ошибок. Значительная часть материалов доступна бесплатно.

Перейти в HR-библиотеку

Кто создал этот материал

Мы — это LightsON, диджитал-агентство для HR. Уже 13+ лет запускаем проекты полного цикла — от идеи и дизайна до разработки и внедрения — и помогаем компаниям создавать смелые цифровые решения для сотрудников. Нам доверяют онбординг, обучение, развитие корпоративной культуры и бренд работодателя. Мы работаем на результат, чтобы клиенты пользовались удобным, красивым и функциональным решением.